Kanban heißt die neueste Sau, die durch das virtuelle Dorf aller Selbstmanagement-Sites getrieben wird. Was verbirgt sich dahinter und wie setzen Sie Kanban am besten ein? Hat die Wikipedia recht, verbirgt sich hinter Kanban eine Produktionstechnik, die nach dem Prinzip der Lean-Production arbeitet und im Hause Toyota entwickelt wurde. Im Rahmen des Zeitmanagements eingesetzt, werden Sie Kanban sofort nutzen können, wenn Sie sich bereits einmal mit agilen Projektmanagement-Methoden beschäftigt haben. In erster Linie wird Ihnen Kanban helfen, den Fortschritt Ihrer Aufgaben zu visualisieren und sich damit zugleich auch Engpässe besser zu erkennen.

Das Grundprinzip ist einfach: Alle anstehenden Aufgaben bzw. Projekte wandern in die erste von drei Zonen. Dies ist das Backlog bzw. der Aufgabenspeicher.

Von hier wandert die Aufgabe in die Zone der aktuellen Bearbeitung.

Sind alle Aufgaben erledigt, gelangt die Aufgabe in ihr letztes Stadium der Bearbeitung.

Die Aufgaben bzw. Projekte werden durch kleine Karten visualisiert. Um die Technik sinnvoll nutzen zu können, können Sie beispielsweise ein Whiteboard nutzen, das Sie in die drei Zonen teilen und auf das Sie größere Haftnotizen kleben. Genauso gut funktioniert dies aber auch mit kleinen Postits und einer Doppelseite in einem großen Notizbuch. Aber natürlich gibt es inzwischen auch Webanwendungen, die Sie bei der Verwaltung unterstützen.

Derzeit (noch) kostenlos nutzbar, weil es sich in der Betaphase befindet, ist das Kanban-Tool. Binnen weniger Minuten haben Sie hier ein Benutzerkonto eingerichtet. Sie greifen auf Ihre Tafeln über eine eigene URL zu, die Sie zusätzlich mit Benutzernamen und Kennwort schützen. Direkt aus dem Dashboard heraus legen Sie mit eine neue Tafel an. Sie weisen der Tafel einen Namen zu und legen optional auch eine Notiz an.

Damit sind Sie bereits bei Ihrer Tafel angelangt. Mittels des kleinen Stiftsymbols passen Sie die Beschriftung der Spalten und deren Eigenschaften an Ihre Wünsche an. So können Sie etwa ein Limit für die Zahl der Karten pro Spalte definieren. Sind Sie damit soweit zufrieden, klicken Sie auf den Schalter am oberen Rand. Ihre Tafel ist einsatzbereit.

Mit einem Klick auf das kleine Pluszeichen öffnen Sie den Dialog zur Erfassung einer neuen Aufgabe. Dort ändern Sie die Farben, geben Aufgabe und Priorität ein und weisen bei Bedarf die Aufgabe auch einer anderen Person zu.

Sie können in jeder Spalte auf die gleiche Weise weitere Aufgaben hinzufügen. Notwendig ist das allerdings nicht, weil Sie die Karten auch direkt mit der Maus verschieben können. Die mittlere Spalte folgt dabei nicht der „reinen“ Leere, denn diese ist unterteilt. Im Segment „Buffer“ parken Sie beispielsweise eine Aufgabe, die Sie zwar begonnen haben, die allerdings nicht fertiggestellt werden kann, weil Sie noch auf etwas warten. Insgesamt hinterlässt das Tool aber einen blitzsauberen Eindruck.

Wer lediglich ein Projekt verwalten möchte bzw. mit einer Tafel auskommt, kann auch AgileZen kostenfrei nutzen. Wer mehr möchte, muss sich dann aber für ein kostenpflichtiges Konto entscheiden. Auch hier klappt die Anmeldung sehr flott. Sie finden in der Bildschirmaufteilung die klassische Dreiteilung sowie zwei Spalten, die Sie nur dann einblenden, wenn Sie sie benötigen. Einmal das Backlog sowie das Archiv. Eine neue Aufgabe bzw. ein Projekt legen Sie mit einem Klick auf an. Im oberen Bereich des Bildschirms erhalten Sie Zugriff auf die notwendigen Felder. Sie haben dann zwei Möglichkeiten: die Karte in das Backlog zu übernehmen oder aber direkt an das Board zu hängen. Das Verschieben der Karten während des Arbeitsablaufs erledigen Sie dann aber wieder wie gewohnt mit der Maus. AgileZen bietet darüber hinaus auch noch Auswertungsmöglichkeiten und hinterlässt optisch einen runderen Eindruck. Die kostenpflichtigen Accounts beginnen bei 9 Dollar pro Monat für 3 Projekte und der Möglichkeit, auch Dokumente auf den Server laden zu können.

Rein funktional sind Sie aber mit beiden Angeboten sehr gut bedient.