Auch ein durchdachtes Ablagesystem kann irgendwann an seine Grenzen stoßen und aus allen Nähten platzen. Höchste Zeit also, die Inhalte zu überprüfen und auszumisten! So bleibt Ihre Ablage schlank!

• Bewusster Projektabschluss: Haben Sie ein Projekt oder eine Aufgabe abgeschlossen, gehen Sie danach die Unterlagen durch. Entsorgen Sie nicht mehr benötigte Dokumente großzügig. Geben Sie Bücher oder andere Materialien, die Sie sich geliehen oder anderswo hergeholt haben, sofort zurück. Das schafft Luft und macht Ihnen das Ende der Aufgabe noch bewusster.
• Plätze tauschen: Sobald eine neue Information es wert ist, in das Referenzsystem aufgenommen zu werden, sollte mindestens ein, besser wären zwei, Element aussortiert und entsorgt werden. Machen Sie sich diesen Platztausch, des “First in, Last Out” zur goldenen Regel. Machen Sie sich bewusst, dass Sie mit Ihrem Referenzsystem oder Archiv arbeiten wollen. Sein Zweck ist nicht das Sammeln von Infos um des Sammelns willen.
• Vergeben Sie ein Haltbarkeitsdatum! Notieren Sie auf Ihren Mappen das Datum, ab dem die Information keinen Zweck mehr erfüllt oder nicht mehr aufbewahrt zu werden braucht. Denken Sie etwa an Unterlagen für Ihre Steuererklärung. Halten Sie sich an diese Fristen und entsorgen Sie Inhalt samt Mappe nach Erreichen des Verfallsdatums.
• Zwischen-Durch-Sicht: Sehen Sie Ihr Ablagesystem regelmäßig durch. Dies können Sie gut nebenbei, etwa während eines einfachen Telefonats erledigen. Achten Sie dabei auf die notierten Ablaufdaten und auf die Relevanz der Information für zukünftige Projekte. Im Zweifel entsorgen Sie die Unterlagen besser!