Sitzungen, Besprechungen, Meetings: Die meisten Arbeitnehmer haben wahrscheinlich ein ambivalentes Verhältnis zu Besprechungen. Natürlich kosten diese Zeit und dauern mindesten so lang, wie der Termin angesetzt ist. Zum anderen unterstreichen Sie aber, zumindest subjektiv, die Bedeutung der Teilnehmer. Wer bei vielen Besprechungen dabei ist, dessen Meinung ist gefragt und er hat scheinbar die Möglichkeit, die Geschicke des Unternehmens mitzubestimmen.

Anderseits können Sitzungen auch zu einer reinen Qual werden. Insbesondere wenn die Teilnehmer trotz Agenda nicht zum eigentlichen Punkt kommen. Denn leider hören sich auch viel zu viele Menschen in solchen Besprechungen liebend gern selbst reden. Straffen Sie Ihre Besprechungen durch einfache Regeln:

• Es gibt keinen Punkt “Sonstiges”: Wenn Sie zu einer Besprechung einladen, geben Sie den Teilnehmern einen bis zwei Tage Zeit dazu, Ihnen Punkte für die Agenda mitzuteilen. Weisen Sie darauf hin, dass Punkte, die nicht auf der Agenda stehen, auch nicht besprochen werden.
• Redezeit planen und begrenzen: Planen Sie zu jedem Punkt der Agenda die Redezeit der Teilnehmer ein. Dieser Vermerk steht auch auf der Agenda und der Einladung, die Sie vorab an die Teilnehmer versenden.
• Durchbrechen Sie die Routine: Es steht nirgendwo geschrieben, dass Besprechungen immer zur vollen Stunde beginnen müssen. Verschaffen Sie sich bereits im Vorfeld Aufmerksamkeit und beginnen Sie beispielsweise um 14 Uhr 35. Die Sitzungsdauer ergibt sich dann aus der Addition der Redezeiten. Und vor allen Dingen: Beginnen Sie pünktlich. Wer zu spät kommt, aber den ersten Redebeitrag hatte, muss sich bis zur nächsten Zusammenkunft in Geduld fassen.
• Verzichten Sie auf den Luxus: Wenn sich aus der Agenda ergibt, dass die Besprechung deutlich länger als eine Stunde dauern könnte, planen Sie eine Pause ein. In dieser können die Teilnehmer sich erfrischen oder den Waschraum aufsuchen. Kekse, Kaffee und Getränke lassen Sie wegräumen.
• Laden Sie strategisch ein! Warum eine Sitzung nicht einmal eine Stunde vor Feierabend beginnen lassen? Oder warum nicht am Freitag um 15 Uhr starten? Sie werden sehen, dass sich die Teilnehmer überraschend diszipliniert verhalten werden.

Haben Sie weitere Tipps für effektive Besprechungen?