In umfangreichen Excel-Tabellen ist es nicht immer einfach, schnell ein Trend zu erkennen. Mit der neuen Funktion Sparklines und der verbesserten bedingten Formatierung in Excel 2010 für Windows und 2011 für Mac vereinfachen Sie sich Ihre Arbeit.

Sparklines

Bei den Sparklines handelt es sich um die Möglichkeit, direkt in einer Zelle ein kleines Diagramm einzufügen. Dieses bildet den Verlauf der Zahlen nach. Damit erkennen Sie also grafisch, wie sich die Werte entwickelt haben. Bei umfangreichen Datensammlungen eine gute Hilfe für eine schnelle Übersicht.

Um eine solche Grafik einzufügen, klicken Sie in die Zelle, in der die Grafik platziert werden soll. Wechseln Sie anschließend in das Menüband Diagramme.

Dort finden Sie den Abschnitt Sparklines einfügen.

Es stehen drei verschiedene Grundformen zur Verfügung:

• Linien
• Säulen
• Gewinn / Verlust

Entscheiden Sie sich für einer der Formen. Excel blendet Ihnen einen Assistenten ein. Über diesen wählen Sie den Datenbereich aus. Tragen Sie den Wertebereich entweder manuell ein oder markieren Sie einen Abschnitt mit der Maus.

Über den Abschnitt Format nehmen Sie den Feinschliff vor.

Mittels der Markierungen können Sie sich selbst auf besonders hohe und niedrige Werte hinweisen.

Bedingte Formatierung

Mit der bedingten Formatierung weisen Sie den Zellen mit einem Regelwerk ein bestimmtes Aussehen zu. Mit den neuen Symbolsätzen machen Sie sich oder den Betrachter Ihrer Tabelle auf Besonderheiten aufmerksam.

Markieren Sie die Zellen, die untersucht werden sollen. Im Menüband Start wechseln Sie in den Abschnitt Format. Klicken Sie auf Bedingte Formatierung. Dort entscheiden Sie sich für Symbolsätze und anschließend für eine der angebotenen Formen.

Um die Darstellung korrekt interpretieren zu können, müssen Sie sich etwas mit der Logik der Funktion beschäftigen.

Beispielsweise verwendet ein aus drei Symbolen bestehender Satz jeweils ein Symbol für Werte, die größer oder gleich 67% sind. Ein Symbol für alle Werte, die kleiner 67% aber größer als 33% sind. Und schließlich ein Symbol für alle Werte, die kleiner oder gleich 33% sind.

Dank der Symbole ist eine Ampel-Logik für Daten sehr einfach umzusetzen.