Um die Kosten gegenüber einem Kunden oder für interne Abrechnungen auch nachweisen zu können, ist es ratsam, alle Arbeiten und Kosten innerhalb des Programms Onepoint Project zu erfassen. Übrigens brauchen Sie jetzt nicht alle Mitarbeiter mit einer solchen Software auszustatten. Sie können sich eine Vorlage in Excel bauen, mit denen andere Personen Leistungen und Kosten ohne das Programm aufschreiben. Diese importieren Sie dann zu einem späteren Zeitpunkt.

Arbeitszettel anlegen

In der Rubrik Meine Arbeit finden Sie den Eintrag Zeit & Kosten. Dies ist die zentrale Anlaufstelle, um Arbeitszettel anzulegen und auszufüllen. Mit einem Klick auf Leistung erfassen legen Sie einen neuen Arbeitszettel an.

Dieser gliedert sich in zwei Abschnitte: Unter Aufwand erfassen Sie die Arbeiten, die im Zusammenhang mit den Projekten angefallen sind. Wählen Sie zunächst den Beginn der Arbeitswoche aus, die Sie anlegen wollen. Mit einem Klick auf das Pluszeichen können Sie nun damit beginnen, die Tätigkeiten anzulegen.

Im nachfolgenden Aufgabendialog wählen Sie die Ressource und das Projekt aus. Sie erhalten dann eine Auflistung aller Tätigkeiten, die innerhalb dieser Zeitspanne geplant waren bzw. angelegt sind. Mit einem Klick auf OK bestätigen Sie Ihre Auswahl.

Der Eintrag wird damit auf den Arbeitszettel übernommen. Dort tragen Sie jetzt für jeden Wochentag die auf die Aufgabe entfallende Zeit ein. Zusätzlich dürfen Sie pro Eintrag auch einen Kommentar zur Erläuterung erfassen.

Innerhalb des Registers Kosten legen Sie auf die gleiche Weise andere anfallende Kosten wie Materialeinkäufe oder Ähnliches an. Auch hier müssen Sie zunächst einen Eintrag mit einem Klick auf das Pluszeichen anlegen. Aus dem Listenfeld entscheiden Sie sich für eine Kostenart. Außerdem ist es möglich, zu einem Eintrag Anlagen zu verwalten.

Anlagen erfassen

Onepoint kümmert sich in vielerlei Hinsicht auch um die Verwaltung von Unterlagen, die zu einem Projekt gehören. Dazu zählen im Bereich der Kosten auch eventuelle Belege, etwa für den Materialeinkauf. Um einen Eintrag in Ihren Arbeitszettel mit einer Anlage zu versehen, markieren Sie den Eintrag in der Liste Kosten und klicken auf das kleine Pluszeichen vor einem Dokumentensymbol. Es öffnet sich der Dialog für die Verwaltung von Anlagen.

Dort klicken Sie auf das Pluszeichen, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Im nachfolgenden Dialog vergeben Sie einen Titel und wählen mit Durchsuchen einen Eintrag auf Ihrem System aus. Jetzt haben Sie auch einen Beleg für die Materialbeschaffung hinterlegt.

Eigene Kostenarten definieren

Wenn Sie eigene Kostenarten anlegen oder bereits bestehende bearbeiten wollen, können Sie dies über die Oberfläche als Administrator. Dazu müssen Sie also das Symbol des Maulschlüssels anklicken. Im linken Bereich der Navigation finden Sie jetzt den Eintrag Kostentypen. Nach einem Klick darauf sehen Sie die Liste der bereits bestehenden Einträge. Die Felder in der Liste sind selbsterklärend und lassen sich durch einfaches Anklicken unmittelbar bearbeiten.

Achtung: Damit Sie mit den Kosten auch arbeiten können, müssen diese aktiviert sein. Achten Sie darauf, dass Sie das Optionsfeld am Ende der Zeile markieren. Mit einem Klick auf Speichern übernehmen Sie die Änderungen. Verlassen Sie anschließend den Modus der Administration wieder.

Ein Dank an unseren Sponsor Onepoint, der die Weiterentwicklung dieses Blogs fördert.